Een persoon met een nationaliteit van buiten de EU mag in beginsel uitsluitend in Nederland verblijven en werken als hij/zij beschikt over een verblijfs- en werkgevergunning. Voor sommige verblijfs- en werkgevergunningen is vereist dat de werkgever erkend referent is. Een werkgever wordt erkend referent door een erkenningsprocedure bij de IND te doorlopen. De IND beoordeelt dan de betrouwbaarheid van de organisatie, waarna de erkend referent toegang heeft tot de versnelde vergunningprocedures. Het erkend referentschap brengt ook verplichtingen met zich. In een blogreeks van zes blogs ga ik in op de belangrijkste verplichtingen van een erkend referent. Ook vertel ik meer over de gevolgen van niet-naleving van deze verplichtingen. In deze vierde blog ga ik in op de administratie- en bewaarplicht van een erkend referent.
Wat is een (erkend) referent?
Een referent is een bedrijf, onderwijsinstelling of andersoortige organisatie die belang heeft bij de komst van een vreemdeling. Een referent kan een verblijfsvergunning aanvragen voor bijvoorbeeld werknemers of studenten. Voor sommige verblijfsvergunningen is vereist dat een organisatie zich (eerst) als referent laat erkennen door de IND. Op een erkend referent rusten de nodige verplichtingen, waaronder de zorgplicht, informatieplicht en administratie- en bewaarplicht.
Administratie- en bewaarplicht
Op een erkend referent rust dus ook een administratie- en bewaarplicht. Afhankelijk van het verblijfsdoel moet de referent documenten en/of informatie (digitaal of op papier) in zijn/haar administratie bewaren. Deze informatie ziet op (i) de vreemdeling, (ii) de nakoming van de verplichtingen als referent en (iii) de positie als referent. In het Voorschrift Vreemdelingen (artikelen 4.28, 4.32 t/m 4.36) is per verblijfsdoel uitgewerkt welke documenten / gegevens dat zijn. Voor wat betreft het verblijfsdoel arbeid als kennismigrant of houder van de Europese Blauwe Kaart vallen de volgende gegevens onder de administratie- en bewaarplicht.
a. de arbeidsovereenkomst;
b. loonspecificaties waaruit blijkt dat de vreemdeling aan het looncriterium voldoet;
c. een bewijs van inschrijving in het opleidingsregister in het geval de vreemdeling een arts in opleiding tot specialist is;
d. de voor de desbetreffende sector benodigde getuigschriften van hoger onderwijs, voor zover de vreemdeling in Nederland verblijft of wil verblijven als houder van de Europese blauwe kaart en een gereglementeerd beroep uitoefent;
e. de door de vreemdeling ingevulde en ondertekende antecedentenverklaring;
Als de kennismigrant in aanmerking komt voor het verlaagde salariscriterium, dienen ook bewijsstukken geadministreerd en bewaard te worden waaruit blijkt dat de vreemdeling na toelating voldoet aan de voorwaarden voor een verblijfsvergunning ‘zoekjaar hoogopgeleiden’. Bewijsstukken in dat kader zijn:
a. en kopie van het diploma, het getuigschrift, of de verklaring op welke datum aan alle voorwaarden is voldaan voor het verkrijgen van een diploma of getuigschrift;
b. ten minste twee afschriften waaruit blijkt dat de buitenlandse instelling is aangewezen;
c. een testrapport, diploma, getuigschrift, certificaat of ander document waaruit blijkt dat de vreemdeling het minimale kennisniveau van de Engelse of Nederlandse taal bezit, en
d. indien van toepassing, een schriftelijke Internationale Diplomawaardering.
Wijziging bewaarplek
Een erkend referent dient kenbaar te maken waar de gegevens die vallen onder de administratie- en bewaarplicht worden bewaard. Als dit adres wijzigt, moet het nieuwe adres binnen twee weken worden doorgegeven aan de IND, met dit formulier.
Sancties schending administratie- en bewaarplicht
Niet naleving van deze verplichtingen levert bij een eerste overtreding in beginsel een waarschuwing op. De IND maakt dan een aantekening in jullie dossier als erkend referent. Deze waarschuwing blijft twee jaar geldig, waarna de aantekening vervalt. Een waarschuwing staat in beginsel niet open voor bezwaar.
Bij een ernstige overtreding of een tweede overtreding binnen twee jaar kan de IND een boete van maximaal € 3.000,- opleggen per overtreding. Bij natuurlijke personen bedraagt de boete maximaal € 1.500,- per overtreding. De boete kan afhankelijk van de omstandigheden lager of hoger uitpakken. Een bestuurlijke boete is vatbaar voor bezwaar en beroep.
Contact advocaat arbeidsrecht en arbeidsmigratierecht?
In mijn volgende blog ga ik in op de verantwoordelijkheid van een erkend referent voor de terugkeer van een vreemdeling. Voor vragen over het erkend referentschap kun je met mij contact opnemen (boystenden@lawandpepper.com of 06-27177989). Wil je op de hoogte blijven van al mijn arbeids- en arbeidsmigratierechtelijke blogs? Volg dan de LinkedIn-pagina van Law&Pepper Advocaten.
