De verplichtingen van een erkend referent (deel I): algemeen

Juridisch nieuws

Een persoon met een nationaliteit van buiten de EU mag in beginsel uitsluitend in Nederland verblijven en werken indien hij/zij beschikt over een verblijfs- en werkgevergunning. Voor sommige verblijfs- en werkgevergunningen is vereist dat de werkgever erkend referent is. Een werkgever wordt erkend referent door een erkenningsprocedure bij de IND te doorlopen. De IND beoordeelt dan de betrouwbaarheid van de organisatie.

Een erkend referent heeft toegang tot de versnelde vergunningprocedures. Het erkend referentschap brengt ook verplichtingen met zich. In een blogreeks van zes blogs ga ik in op de belangrijkste verplichtingen van een erkend referent en op de gevolgen van niet-naleving van deze verplichtingen. In deze eerste blog leg ik in hoofdlijnen uit wat het erkend referentschap inhoudt.

Wat is een (erkend) referent?

Een referent is een bedrijf, onderwijsinstelling of andersoortige organisatie die belang heeft bij de komst van een vreemdeling. Een referent kan een verblijfsvergunning aanvragen voor bijvoorbeeld werknemers of studenten. Voor sommige verblijfsvergunningen is vereist dat een organisatie zich (eerst) laat erkennen als referent door de IND. De IND beoordeelt dan of de organisatie een betrouwbare partner is.

Voordelen erkend referent

Een erkend referent geniet de volgende voordelen:

1. Een erkend referent kan kennismigranten laten werken.

2. De IND behandelt de aanvragen van een erkend referent in de regel sneller. Het IND hanteert een streeftermijn van twee weken om te beslissen op een aanvraag voor een verblijfsgunning van een kennismigrant, terwijl de wettelijke beslistermijn drie maanden is.

Opmerking: In het verleden (o.a. in 2021 en 2022) had de IND grote achterstanden. De streeftermijn van twee weken werd toen ruimschoots overschreden. Inmiddels slaagt de IND er wel weer vaak in om binnen twee weken te beslissen.

3. Een erkend referent hoeft minder bewijsstukken mee te sturen bij een aanvraag voor een verblijfs- en werkgevergunning.

4. Een erkend referent kan online vergunningen aanvragen via Portaal Zakelijk.

Voordelen nr. 2 en nr. 3 houden verband met het gegeven dat de IND ervan uitgaat dat de erkend referent zelf beoordeelt of alle benodigde gegevens en bescheiden aanwezig zijn. En of aan de voorwaarden voor toelating is voldaan. De betrouwbaarheid van de referent is in dit systeem dus essentieel. Ik kom daar in de volgende blogs op terug.

Verplichtingen erkend referent

Op een erkend referent rusten de nodige verplichtingen. Deze verplichtingen laten zich als volgt categoriseren:

– Zorgplicht (blognummer 2 in deze blogreeks);

– Informatieplicht (blognummer 3 in deze blogreeks);

– Administratie- en bewaarplicht (blognummer 4 in deze blogreeks);

– Terugkeer vreemdeling (blognummer 5 in deze blogreeks).

Schending van deze verplichtingen kan leiden tot verschillende sancties, variërend van een waarschuwing tot intrekking van de erkenning als referent (blognummer 6 in deze blogreeks).

De erkenningsprocedure

Een erkenning als referent kan aangevraagd worden voor (i) studie, (ii) uitwisseling, (iii) onderzoek en (iv) arbeid. Erkenning in meerdere categorieën is mogelijk. Voor ondernemers is met name de erkenning als referent in de categorie arbeid relevant. Deze erkenning is vereist indien een ondernemer een kennismigrant wil laten werken.

Voorwaarden

De voorwaarden voor een erkenning zijn:

– De organisatie staat in Nederland ingeschreven in het Handelsregister, tenzij dit niet vereist is volgens de Handelsregisterwet 2007;

– De continuïteit en solvabiliteit van de organisatie is voldoende gewaarborgd;

– De organisatie mag niet failliet zijn of uitstel van betaling (surseance) hebben gekregen;

– De bestuurders en andere bij de organisatie betrokken (rechts)personen zijn betrouwbaar;

– De organisatie voldoet aan de gedragscode die geldt voor de organisatie. Houdt de organisatie zich bijvoorbeeld bezig met het uitlenen van personeel tegen betaling? Dan moet de organisatie in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) staan.

Voor de erkenningsprocedure voor de categorieën studie, uitwisseling en onderzoek gelden aanvullende voorwaarden.

Bewijsstukken

Om te kunnen beoordelen of aan deze voorwaarden is voldaan, dienen de nodige bijlagen meegestuurd te worden met de aanvraag. Denk aan jaarrekeningen van de afgelopen drie jaar en een ‘Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen’. Indien de onderneming nog niet zo lang bestaat, dienen andere stukken aangeleverd te worden.

Kosten

De (leges)kosten van de erkenningsprocedure zijn afhankelijk van het verblijfsdoel waarvoor de erkenning wordt aangevraagd. Voor de categorie arbeid geldt voor ondernemingen met 50 medewerkers of minder een verlaagd legestarief (€ 2.279 in 2024). Indien het bedrijf meer dan 50 werknemers in dienst heeft, zijn de legeskosten in 2024 € 4.560. Als de onderneming deel uitmaakt van een concern, tellen alle medewerkers van het concern mee.

Beslistermijn

De wettelijke beslistermijn is in beginsel 90 dagen. Bij startende ondernemingen wordt de aanvraag ter advisering voorgelegd aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. In dergelijke situaties kan de wettelijke beslistermijn worden verlengd.

Opmerking: In de praktijk komt het voor dat een werkgever geen 90 dagen kan wachten. Denk aan een bedrijfsovername, waarbij partijen op het laatste moment constateren dat een kennismigrant werkzaam is in het over te nemen bedrijf, en de verkrijger geen erkend referent is. In die kwestie kunnen korte lijntjes met de behandelaar van de IND helpen evenals een begeleidende brief waarin de spoedeisendheid wordt toegelicht.

Openbare registers

Als een organisatie door de IND is erkend als referent, dan wordt zij opgenomen in openbare registers. Een voorbeeld van een dergelijk register is: Openbaar Register Arbeid Regulier Kennismigranten. De openbare registers worden één keer per maand bijgewerkt.

Afsluiting

In de volgende blogs ga ik nader in op de verplichtingen die rusten op een erkend referent. In de eerstvolgende blog ga ik in op de zorgplicht van de erkend referent.

Voor vragen over het erkend referentschap kun je met mij contact opnemen (boystenden@lawandpepper.com of 06-27177989). Wil je op de hoogte blijven van al mijn arbeids- en arbeidsmigratierechtelijke blogs? Volg dan de LinkedIn-pagina van Law&Pepper Advocaten.